Kitaran perbelanjaan
Kitaran perbelanjaan adalah kumpulan aktiviti yang berkaitan dengan pemerolehan dan pembayaran barang dan perkhidmatan. Kegiatan ini meliputi penentuan apa yang perlu dibeli, aktiviti pembelian, penerimaan barang, dan pembayaran kepada pembekal. Sebagian besar input untuk siklus pengeluaran berasal dari siklus penjualan, di mana keperluan pembelian didorong oleh jumlah dan jenis pesanan pelanggan.
Kitaran perbelanjaan terdiri daripada beberapa komponen yang berbeza, termasuk permintaan barang dan perkhidmatan, pemilihan pembekal, pesanan barang dan perkhidmatan, penerimaannya, dan pembayaran berikutnya untuknya. Kitaran perbelanjaan penuh mengandungi aktiviti berikut:
Tentukan barang dan perkhidmatan mana yang perlu dipesan. Sebilangan besar barang yang akan dipesan diperlukan oleh proses pengeluaran. Untuk melakukannya, sistem mengira komponen yang perlu ada untuk pengeluaran berjadual dan mengurangkan bahan mentah di tangan dan tidak diperuntukkan untuk mencapai jumlah yang mesti diperoleh. Sebagai alternatif, jika barang atau perkhidmatan diperlukan untuk fungsi penjualan atau pentadbiran, pengguna mengisi borang permintaan yang memperincikan keperluannya dan mengirimkannya ke bahagian pembelian.
Apabila barang dibeli untuk pengeluaran yang sedang berlangsung, sistem akan memberikan pesanan pembelian kepada staf pembelian dengan menggunakan pembekal pilihan yang dinyatakan dalam fail induk inventori untuk setiap item yang akan dibeli. Kakitangan pembelian mengkaji dan menyetujui pesanan ini, yang kemudian dihantar terus secara elektronik kepada pembekal, atau dicetak dan dihantar kepada mereka.
Ketika barang dan perkhidmatan bukan standard diminta, staf pembelian menyiasat kemungkinan pembekal, memilih yang terbaik, dan mengeluarkannya pesanan pembelian.
Ketika barang diterima, jabatan penerima mengakses pesanan pembelian terbuka dalam sistem dan memasukkan jumlah yang diterima.
Apabila invois pembekal diterima, mereka dimasukkan ke dalam sistem oleh kakitangan yang perlu dibayar akaun. Sistem kemudian membandingkan invois ini dengan memerintahkan pesanan pembelian dan menerima maklumat untuk menentukan sama ada invois dapat dibayar. Terdapat sejumlah besar kerja pendamaian manual pada tahap ini. Hasilnya adalah sekumpulan invois yang telah disetujui untuk pembayaran.
Sistem menjadualkan pembayaran kepada pembekal berdasarkan syarat pembayaran yang telah ditentukan sebelumnya. Apabila tarikh pembayaran yang dijadualkan tiba, sistem akan memproses sejumlah pembayaran, baik dalam bentuk pemindahan dana elektronik atau cek.
