Cara menyediakan sistem pembayaran akaun

Sistem pembayaran akaun membayar bil perniagaan secara teratur. Matlamat sistem ini adalah untuk membuat pembayaran tepat pada masanya dan membayar jumlah yang betul kepada pembekal yang betul. Langkah-langkah berikut dapat digunakan untuk mengatur sistem seperti itu:

  1. Pilih perisian . Beli pakej perisian perakaunan di luar rak yang mengandungi modul hutang akaun. Cari ciri standard seperti kemampuan untuk menyediakan maklumat pembayaran standard untuk setiap pembekal, dapatkan invois pendua, manfaatkan potongan pembayaran awal, dan buat pembayaran elektronik.

  2. Siapkan pembekal . Masukkan ke dalam fail induk vendor dalam perisian nama, alamat, syarat pembayaran, dan akaun perbelanjaan lejar umum lalai yang berlaku untuk setiap pembekal.

  3. Masukkan invois . Masukkan setiap invois ke dalam sistem hutang akaun. Melakukannya termasuk memasukkan tarikh invois (bukan tarikh penerimaan) dan jumlah yang perlu dibayar.

  4. Luluskan invois . Buat sistem untuk sama ada pengurus meluluskan setiap invois pembekal secara berasingan semasa tiba, atau gunakan kelulusan negatif, di mana pengurus hanya perlu memberitahu kakitangan yang berhutang jika mereka tidak menyetujui pembayaran. Sistem pengurusan aliran kerja dapat diintegrasikan ke dalam sistem untuk mengesan status persetujuan.

  5. Jadual pembayaran . Lakukan ujian untuk mencetak dari perisian senarai semua invois yang perlu dibayar, dan sahkan bahawa laporan tersebut merangkumi semua invois yang harus dibayar dalam julat tarikh yang dipilih.

  6. Uji larian cek . Periksa di perisian semua pembayaran yang disetujui, dan cetak sekumpulan cek untuk membayar invois ini. Pastikan sistem hanya membayar cek yang dipilih.

  7. Pemeriksaan tanda . Tentukan seseorang untuk menjadi penandatangan cek utama, dan juga orang lain untuk menjadi penandatangan cek sandaran. Maklumkan kepada orang-orang ini tentang tugas mereka dalam memeriksa dokumentasi cadangan yang dilampirkan pada setiap cek.

Langkah-langkah sebelumnya merangkumi tindakan asas yang terlibat dalam cara memproses hutang melalui sistem hutang akaun. Item tambahan berikut boleh dimasukkan ke dalamnya:

  • Pemadanan tiga hala . Mungkin perlu ada kerani hutang yang sesuai dengan invois pembekal dengan pesanan pembelian syarikat yang berkaitan dan sebarang dokumen penerimaan. Pencocokan ini mungkin diperlukan untuk memastikan bahawa perniagaan hanya membayar barang yang dibenarkan dan diterima dengan betul.

  • Laporan perbelanjaan . Siapkan sistem yang menghendaki pekerja menyerahkan borang laporan perbelanjaan, yang dilampirkan resit untuk setiap item yang mereka beli. Sistem ini mungkin merangkumi sekumpulan polisi perjalanan yang mengatur perbelanjaan yang akan diganti.

  • Kad perolehan . Siapkan sistem di mana kad perolehan dikeluarkan untuk pilihan pekerja, yang diberi kuasa untuk melakukan pembelian dengan kad tersebut atas nama syarikat. Sertakan prosedur untuk menyemak penyata kad untuk kesilapan, dan menyerahkan penyata yang telah disemak sepenuhnya kepada kakitangan yang perlu dibayar untuk proses pembayaran.

Mungkin juga perlu menambahkan pilihan kawalan ke sistem hutang, untuk mengurangkan risiko pembayaran berlebihan dilakukan.

Artikel Berkaitan