Kesalahan baki percubaan
Baki percubaan adalah tahap ringkasan penyenaraian jumlah debit atau kredit di setiap akaun. Anda biasanya menggunakan baki percubaan awal, atau tidak disesuaikan untuk dua sebab:
Untuk memastikan bahawa jumlah semua debit sama dengan jumlah semua kredit, dengan itu memastikan bahawa semua transaksi yang mendasarinya seimbang.
Untuk digunakan sebagai titik permulaan untuk menyesuaikan entri yang akan membawa maklumat dalam keseimbangan percubaan mematuhi kerangka perakaunan, seperti Prinsip Perakaunan yang Diterima Secara Umum atau Piawaian Pelaporan Kewangan Antarabangsa.
Baki percubaan yang tidak diselaraskan ini mungkin mengandungi sejumlah kesalahan, hanya beberapa yang mudah dilihat dalam format laporan imbangan percubaan. Berikut adalah ralat yang lebih biasa, dengan cadangan bagaimana mencarinya:
Penyertaan dibuat dua kali . Sekiranya penyertaan dibuat dua kali, baki percubaan akan tetap seimbang, jadi itu bukan dokumen yang baik untuk mencarinya. Sebagai gantinya, untuk transaksi yang sedang berlangsung, anda mungkin harus menunggu masalah itu selesai. Contohnya, invois pendua kepada pelanggan akan ditolak oleh pelanggan, sementara invois pendua dari pembekal (diharapkan) dapat dilihat semasa proses kelulusan invois.
Penyertaan tidak dibuat sama sekali . Mustahil untuk dijumpai pada baki percubaan, kerana tidak ada (!). Pertaruhan terbaik anda adalah dengan mengekalkan senarai semak penyertaan standard, dan mengesahkan bahawa semuanya telah dibuat.
Kemasukan ke akaun yang salah . Hal ini dapat dilihat dengan cepat melihat baki percubaan, kerana akaun yang sebelumnya tidak mempunyai baki sekarang mempunyai satu. Jika tidak, bentuk pembetulan terbaik adalah pencegahan - gunakan templat catatan jurnal standard untuk semua entri berulang.
Entri terbalik . Penyertaan untuk debit mungkin salah direkodkan sebagai kredit, dan sebaliknya. Masalah ini mungkin dapat dilihat pada baki percubaan, terutama jika entri cukup besar untuk mengubah tanda baki akhir ke sebaliknya dari tanda biasa.
Nombor yang dipindahkan . Angka dalam nombor mungkin telah ditukar. Ini mudah dicari, kerana entri yang mendasari tidak seimbang, dan seharusnya tidak diterima oleh perisian perakaunan. Sekiranya sistem manual digunakan, jumlah catatan jurnal mesti dibandingkan dengan jumlah dalam baki percubaan. Masalah ini berkaitan dengan perkara berikut.
Penyertaan tidak seimbang . Ini disenaraikan terakhir, kerana tidak mungkin dalam persekitaran berkomputer, di mana entri mesti seimbang atau sistem tidak akan menerimanya. Sekiranya anda menggunakan sistem manual, maka masalahnya akan jelas dalam jumlah keseluruhan baki percubaan. Walau bagaimanapun, mencari entri yang tepat jauh lebih sukar, dan memerlukan tinjauan terperinci bagi setiap entri, atau sekurang-kurangnya jumlah keseluruhan dalam setiap lejar anak syarikat yang masuk ke lejar umum.
Bila-bila masa anda membetulkan ralat, pastikan untuk menggunakan catatan jurnal berlabel jelas dengan dokumentasi sokongan, supaya orang lain dapat menelusuri karya anda di kemudian hari.
