Pemadanan tiga hala

Pencocokan tiga hala adalah teknik pengesahan pembayaran untuk memastikan bahawa invois pembekal adalah sah. Apabila bahagian hutang menerima invois dari pembekal, ia sesuai dengan maklumat berikut:

  • Maklumat mengenai invois pembekal ke salinan pesanan pembelian yang berkaitan yang telah dikemukakan kepadanya oleh jabatan pembelian. Perintah pembelian menyatakan kuantiti dan harga di mana syarikat bersetuju untuk membeli barang atau perkhidmatan yang dinyatakan pada invois pembekal.

  • Faktur pembekal untuk menerima dokumentasi yang dikirimkan ke jabatan perakaunan oleh jabatan penerima, untuk memastikan bahawa barang telah diterima, barang dalam kuantiti yang betul, dan barang dalam keadaan baik.

Oleh itu, konsep "pencocokan tiga arah" merujuk kepada mencocokkan tiga dokumen - invois, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan - untuk memastikan bahawa pembayaran harus dilakukan. Prosedur ini digunakan untuk memastikan bahawa hanya pembelian yang dibenarkan diganti, dengan itu mencegah kerugian akibat penipuan dan kecerobohan.

Sekiranya pertandingan tiga hala ini menunjukkan bahawa invois pembekal berada dalam keadaan baik, kakitangan yang membayar akaun memproses invois untuk pembayaran. Sekiranya tidak, kakitangan menghubungi pembekal mengenai sebarang masalah yang ditemuinya, yang boleh mengakibatkan pengeluaran invois yang disemak semula atau mungkin memo kredit oleh pembekal.

Konsep pertandingan tiga hala memang mempunyai masalah. Ini sangat padat tenaga kerja, dan sukar untuk mengumpulkan maklumat yang diperlukan, yang dapat mengakibatkan pembayaran yang tertunda sementara kakitangan yang membayar akaun mencari maklumat yang hilang. Kelewatan boleh mengganggu pembekal, dan juga menghalang syarikat daripada mengambil potongan pembayaran awal. Anda boleh menjadikan pemadanan tiga hala lebih berkesan dengan:

  • Tidak termasuk dolar kecil dan invois berulang dari keperluan yang sepadan.

  • Membolehkan kakitangan yang membayar hutang untuk meluluskan invois jika harga dan unit yang disenaraikan dalam invois pembekal berada dalam beberapa persen dari jumlah yang ditentukan dalam pesanan pembelian.

Terdapat juga penyelesaian pemadanan tiga arah automatik yang tersedia yang memerlukan penggunaan sistem perencanaan sumber perusahaan yang sepenuhnya bersepadu, tetapi bahkan penyelesaian ini akan memulakan beberapa transaksi yang mana penyelesaian automatik gagal, yang memerlukan penyiasatan manual mengenai perbezaan. Sistem automatik ini sangat mahal sehingga tidak menjadi penyelesaian yang sesuai untuk perniagaan yang lebih kecil.

Artikel Berkaitan