Membeli lejar

Lejar pembelian adalah subledger di mana pembelian dicatat. Buku besar pembelian adalah sebahagian daripada pangkalan data jabatan perakaunan; ia tidak dikendalikan oleh bahagian pembelian. Buku besar berguna untuk memisahkan ke satu lokasi rekod jumlah perbelanjaan syarikat dengan pembekal. Buku besar pembelian menunjukkan pembelian mana yang telah dibayar dan pembelian mana yang belum selesai. Transaksi biasa yang dimasukkan ke dalam lejar pembelian akan mencatat akaun yang perlu dibayar, diikuti kemudiannya oleh transaksi pembayaran yang menghilangkan akaun yang perlu dibayar. Oleh itu, ada kemungkinan baki hutang akaun belum selesai dalam lejar pada bila-bila masa.

Sekiranya jumlah pembelian agak rendah, maka tidak ada keperluan untuk lejar pembelian. Sebaliknya, maklumat ini direkodkan secara langsung dalam buku besar.

Sekiranya anda menyimpan catatan manual buku besar pembelian, maklumat tersebut dapat memuat lebih banyak maklumat daripada yang ditunjukkan. Medan data dalam lejar pembelian yang disiapkan secara manual mungkin merangkumi maklumat berikut untuk setiap transaksi:

• Tarikh pembelian

• Kod pembekal (atau nama)

• Nombor invois pembekal

• Nombor pesanan beli (jika digunakan)

• Kod pengenalan untuk item yang dibeli (boleh jadi kod induk item atau nombor rujukan pembekal)

• Amaun yang dibayar

• Cukai jualan dibayar

• Bendera pembayaran (menyatakan sama ada dibayar atau tidak)

Dokumen utama yang dicatatkan dalam lejar pembelian adalah invois pembekal. Juga, jika pembekal memberikan kredit kembali kepada perniagaan untuk barang seperti barang yang dikembalikan atau barang yang rosak dalam perjalanan, maka anda juga mencatat memo kredit yang dikeluarkan oleh pembekal di buku besar pembelian. Memo kredit juga dapat dikeluarkan dengan potongan harga, walaupun kredit ini mungkin berlaku untuk sejumlah pembelian secara agregat, dan tidak dapat ditelusuri kembali ke transaksi pembelian individu.

Maklumat dalam lejar pembelian dikumpulkan secara berkala dan diposkan ke akaun di lejar umum, yang dikenali sebagai akaun kawalan. Akaun kawalan lejar pembelian digunakan untuk mencegah daripada mengacaukan lejar umum dengan sejumlah besar maklumat yang biasanya disimpan di lejar pembelian. Sejurus selepas mengeposkan, baki dalam akaun kawalan harus sepadan dengan baki dalam lejar pembelian. Oleh kerana tidak ada urus niaga terperinci yang disimpan di akaun kawalan, sesiapa yang ingin meneliti transaksi pembelian perlu meneliti dari akaun kawalan ke lejar pembelian untuk mencarinya.

Sebelum menutup buku dan membuat penyata kewangan pada akhir tempoh perakaunan, anda mesti melengkapkan semua penyertaan dalam lejar pembelian, menutup lejar untuk tempoh tersebut, dan menghantar jumlah dari buku besar pembelian ke lejar umum.

Syarat yang serupa

Buku lejar pembelian juga dikenali sebagai subledger pembelian atau sub-akaun pembelian.