Sistem peti kunci

Kotak kunci adalah alamat surat kiriman yang dikendalikan oleh bank yang mana syarikat mengarahkan pelanggannya untuk menghantar pembayaran mereka. Bank membuka surat masuk, memasukkan semua dana yang diterima ke dalam akaun bank syarikat, dan mengimbas pembayaran dan maklumat pengiriman wang. Imej yang dipindai diposkan ke laman web yang selamat, di mana kakitangan perakaunan syarikat dapat mengakses gambar tersebut untuk membuat pembayaran ke akaun belum terima yang belum dijelaskan.

Sistem kotak kunci adalah susunan beberapa kotak kunci yang ditempatkan secara strategik berhampiran kelompok geografi pelanggan syarikat, sehingga agregat masa mel dari pelanggan ke kotak kunci diminimumkan. Sistem kotak kunci didorong oleh bank, yang memperoleh bayaran bulanan tetap untuk setiap kotak kunci, serta caj servis untuk setiap pembayaran yang diproses. Sebagai contoh, sebuah syarikat di Boston boleh memilih untuk mempunyai peti kunci di Chicago, Los Angeles, Houston, dan Miami, untuk mengurangkan pengapungan mel untuk pembayaran yang dibuat dari pelanggan yang terletak berhampiran bandar-bandar ini.

Bank menyediakan perkhidmatan tinjauan berkala untuk mencocokkan alamat dari mana pelanggan mengeluarkan pembayaran mereka ke lokasi kotak kunci, untuk melihat apakah konfigurasi kotak kunci dioptimumkan. Sekiranya tidak, kotak kunci dialihkan ke lokasi yang lebih berpusat pada pelanggan, dan pelanggan diberitahu untuk mengubah alamat pengiriman ke lokasi baru. Tidak selalu diganti lokasi kotak kunci, kerana mengganggu akaun pelanggan yang perlu dibayar, yang mesti terus mengemas kini alamat pembayaran ke sistem komputer mereka.

Sistem peti kunci adalah kaedah terbaik untuk mengurangkan pengapungan mel bagi syarikat yang lebih besar yang mempunyai pangkalan pelanggan nasional atau antarabangsa. Jarang diperlukan syarikat yang lebih kecil dengan pangkalan pelanggan tempatan menggunakan lebih daripada satu kotak kunci di bank tempatan, kerana sebarang pengurangan pengapungan mel lebih daripada pengimbangan yuran bank yang berkaitan.

Oleh kerana kaedah pembayaran secara beransur-ansur beralih dari cek dan memihak kepada pembayaran elektronik, keperluan untuk sistem kunci mungkin akan menurun.

Artikel Berkaitan