Cara merekod pembayaran kad kredit

Merakam pembayaran kad kredit melibatkan kemasukan maklumat secara terperinci dari penyata kad kredit ke dalam sistem perakaunan syarikat. Apabila pemproses kad kredit menyerahkan penyata kad kredit kepada syarikat, syarikat itu pada dasarnya akan diberi invois besar yang merangkumi banyak item baris untuk pelbagai pembelian. Kerana kandungan penyataan dapat sangat bervariasi, sukar untuk menetapkan satu kod caj lalai ke akaun (seperti yang dilakukan dengan kebanyakan pembekal lain, yang cenderung dikaitkan dengan sejumlah kecil pembelian). Sebaliknya, kakitangan kemasukan data yang perlu dibayar akaun mesti melalui setiap penyata ini dan memberikan kod caj secara manual ke setiap item baris, berdasarkan jenis perbelanjaan.Alternatifnya adalah dengan meneruskan penyata ini kepada pengguna kad dan meminta mereka mengisi maklumat yang diperlukan, walaupun pendekatan ini cenderung melambatkan proses pembayaran.

Kakitangan yang perlu dibayar akaun mungkin dibekalkan dengan senarai akaun standard untuk item yang dikenakan, kerana terdapat banyak keteraturan dalam jenis barang yang dibeli dengan kad kredit. Contoh barang yang biasa dibeli adalah:

• Perjalanan dan hiburan

• Bekalan pejabat

• Kos barangan yang dijual

• Langganan

Pengimbangan untuk entri perbelanjaan untuk mana-mana perkara sebelumnya adalah akaun yang perlu dibayar.

Setelah dicatat dalam sistem hutang akaun, pembayaran cek akhirnya dibuat dalam jumlah yang tertera pada penyata kad kredit (tambah atau tolak penyesuaian), di mana terdapat debit ke akaun hutang dan kredit ke akaun tunai. Nasihat pengiriman wang kemudian dikeluarkan dari penyata, dilampirkan pada cek, dan dihantar ke pemproses kad kredit. Kakitangan yang perlu dibayar akaun kemudian melampirkan salinan cek ke bahagian penyata kad yang tinggal, dan memfailkannya mengikut bulan.

Proses perakaunan kad kredit yang dinyatakan di sini mesti diulang tepat pada setiap bulan. Jika tidak, walaupun satu penyata kad mungkin mengandungi perbelanjaan yang besar sehingga pemprosesan yang tidak betul dapat mempengaruhi hasil kewangan organisasi.