Dokumen sumber

Dokumen sumber adalah asas fizikal di mana transaksi perniagaan direkodkan. Dokumen sumber biasanya disimpan untuk digunakan sebagai bukti ketika juruaudit kemudian menyemak penyata kewangan syarikat, dan perlu mengesahkan bahawa transaksi sebenarnya telah terjadi. Mereka biasanya mengandungi maklumat berikut:

• Penerangan mengenai urus niaga perniagaan

• Tarikh urus niaga

• Sejumlah wang

• Tandatangan yang membenarkan

Banyak dokumen sumber juga dicap untuk menunjukkan persetujuan, atau untuk menuliskan tarikh semasa atau akaun yang akan digunakan untuk merekam transaksi yang mendasari.

Dokumen sumber tidak harus menjadi dokumen kertas. Ini juga dapat elektronik, seperti catatan elektronik jam kerja yang dilakukan oleh pekerja, seperti yang dimasukkan ke dalam sistem pencatatan masa syarikat melalui telefon pintar.

Contoh dokumen sumber, dan urus niaga perniagaan yang berkaitan yang terdapat dalam rekod kewangan, adalah:

• Penyata bank . Ini mengandungi sejumlah penyesuaian pada baki tunai tunai syarikat yang perlu dirujuk oleh syarikat untuk menjadikan rekodnya selaras dengan rekod bank.

• Pita daftar tunai . Ini dapat digunakan sebagai bukti penjualan tunai, yang mendukung pencatatan transaksi penjualan.

• Resit kad kredit . Ini dapat digunakan sebagai bukti pengeluaran dana dari wang tunai kecil.

• Gambar semak kotak kunci . Gambar-gambar ini menyokong rakaman penerimaan wang tunai dari pelanggan.

• Slip pembungkusan . Ini menerangkan barang yang dihantar kepada pelanggan, dan dengan demikian menyokong rakaman transaksi penjualan.

• Pesanan penjualan . Dokumen ini, bila digabungkan dengan daftar muatan dan / atau daftar pembungkusan, dapat digunakan untuk membuat faktur pelanggan, yang pada gilirannya menghasilkan transaksi penjualan.

• Invois pembekal . Ini adalah dokumen sumber yang menyokong pengeluaran wang tunai, cek, atau pembayaran elektronik kepada pembekal. Invois pembekal juga menyokong pencatatan perbelanjaan, item inventori, atau aset tetap.

• Kad masa . Ini menyokong pengeluaran gaji atau pembayaran elektronik kepada pekerja. Sekiranya waktu pekerja ditagih kepada pelanggan, maka ia juga menyokong pembuatan invois pelanggan.

Sebagai contoh, sebuah syarikat menjalankan perniagaan perundingan. ia mengumpulkan maklumat berjam-jam dari lembaran waktu pekerja, yang kemudian dimasukkan dalam invois pelanggan yang seterusnya menghasilkan penciptaan transaksi penjualan dan piutang. Oleh itu, dalam situasi ini, jadual waktu adalah dokumen sumber untuk transaksi penjualan.

Terdapat sejumlah kemungkinan kawalan yang dapat digunakan untuk mengurangi risiko dokumen sumber tidak dicatat dengan betul dalam sistem perakaunan. Salah satu kawalan yang lebih biasa adalah membuat pra-nombor dokumen, sehingga dokumen yang hilang lebih mudah dijejaki. Kawalan lain adalah menggabungkan baki akaun dengan dokumen sumber sokongan untuk melihat apakah beberapa dokumen belum direkodkan, atau apakah beberapa transaksi yang tercatat di dalam akaun tersebut tampaknya tidak memiliki dokumen sumber sokongan.

Berbagai peraturan mewajibkan agar beberapa dokumen sumber disimpan selama beberapa tahun. Mungkin juga bijaksana untuk menyimpan dokumen-dokumen ini tanpa mengira peraturan, jika hanya untuk memberikan bukti sekiranya ada tuntutan, atau untuk memberikan layanan pelanggan yang lebih baik. Atas sebab-sebab ini, sebuah syarikat harus mengadopsi kebijakan pemusnahan dokumen yang mengawal ketat pemecahan atau bentuk penghapusan dokumen sumber lain sehingga beberapa tahun berlalu.