Pemisahan tugas
Konsep pemisahan tugas melarang penyerahan tanggungjawab kepada seseorang untuk perolehan aset, hak penjagaan mereka, dan penyimpanan rekod yang berkaitan. Sebagai contoh, satu orang boleh membuat pesanan untuk membeli aset, tetapi orang yang berbeza mesti mencatatkan transaksi dalam rekod perakaunan. Dengan memisahkan tugas, jauh lebih sukar untuk melakukan penipuan, kerana sekurang-kurangnya dua orang mesti bekerjasama untuk melakukannya - yang jauh lebih kecil kemungkinannya jika seseorang bertanggungjawab untuk semua aspek transaksi perakaunan.
Contoh pemisahan tugas adalah:
Wang Tunai . Seseorang membuka sampul surat yang berisi cek, dan orang lain mencatat cek dalam sistem perakaunan. Ini mengurangkan risiko bahawa cek akan dikeluarkan dari syarikat dan dimasukkan ke dalam akaun pemeriksaan seseorang.
Akaun belum terima . Satu orang mencatat wang tunai yang diterima dari pelanggan, dan orang lain membuat memo kredit kepada pelanggan. Ini mengurangkan risiko bahawa pekerja akan mengalihkan pembayaran masuk dari pelanggan dan menutup pencurian dengan kredit yang sepadan dengan akaun pelanggan tersebut.
Persediaan . Satu orang memesan barang dari pembekal, dan orang lain memasukkan barang yang diterima dalam sistem perakaunan. Ini membuat orang yang membeli tidak mengalihkan barang masuk untuk kegunaannya sendiri.
Penggajian . Satu orang menyusun maklumat gaji kasar dan gaji bersih untuk penggajian, dan orang lain mengesahkan pengiraannya. Ini membuat pegawai gaji tidak meningkatkan pampasan beberapa pekerja secara artifisial, atau dari membuat dan membayar pekerja palsu.
Masalah dengan pemisahan tugas adalah bahawa ia jauh lebih efisien dan lebih memakan masa daripada mempunyai satu orang yang bertanggungjawab untuk semua aspek transaksi. Oleh itu, anda harus memeriksa pertukaran antara meningkatkan tahap kawalan dan mengurangkan jumlah kecekapan ketika memutuskan sama ada akan melaksanakan pemisahan tugas di beberapa bidang. Sangat mungkin bahawa peningkatan kawalan tidak mencukupi untuk mengimbangi penurunan tahap kecekapan.
Kesalahpahaman mengenai pemisahan tugas ialah mengurangkan jumlah kesalahan perakaunan. Ini hanya berlaku sekiranya terdapat entri data pendua, atau jika beberapa orang mengesahkan kerja masing-masing. Ini bukan tujuan konsep pemisahan tugas, yang disasarkan untuk memberikan tugas-tugas tertentu kepada satu orang, dan tugas-tugas lain kepada orang lain - konsep ini tidak dirancang untuk pendua tugas, jadi kesalahan perakaunan tidak mungkin dikurangkan .
Syarat yang serupa
Pemisahan tugas juga dikenal sebagai pemisahan tugas.
