Prosedur pembayaran gaji
Pemprosesan gaji dapat menghasilkan kesalahan di beberapa tempat, yang memerlukan aliran proses terperinci yang juga menggabungkan beberapa kawalan. Prosedur ini dapat digunakan untuk memastikan bahawa pembayaran gaji dikendalikan secara konsisten secara berulang-ulang. Aliran proses yang sebenarnya mungkin sedikit berbeza dari langkah-langkah yang dinyatakan di bawah, kerana mungkin terdapat perbezaan yang berkaitan dengan penggunaan penyelesaian pemprosesan gaji manual, berkomputer, atau sumber luar. Versi prosedur yang paling mungkin, termasuk tanggungjawab dan kawalan asas, berikut:
Kemas kini fail induk pekerja . Kerani gaji menerima pemberitahuan perubahan maklumat pekerja yang mempengaruhi proses penggajian, seperti pengecualian penahanan dan perubahan kadar gaji. Kemas kini fail induk pekerja dalam perisian pembayaran gaji dengan perubahan ini.
Tetapkan tempoh gaji . Sahkan bahawa modul gaji ditetapkan untuk tempoh pembayaran yang betul.
Masukkan masa bekerja . Masukkan jumlah jam biasa dan lembur yang dikerjakan oleh setiap pekerja dalam sistem pembayaran gaji. Sekiranya syarikat mengira gaji secara manual, maka langkah ini dan langkah seterusnya tidak diperlukan. Sekiranya syarikat menggunakan jam waktu berkomputer untuk mengumpulkan maklumat pencatatan masa, maka maklumat tersebut boleh dibawa terus ke perisian pembayaran gaji.
Masukkan pembayaran manual . Masukkan jumlah cek gaji manual yang belum direkodkan dalam sistem pembayaran gaji. Ini mungkin penyesuaian gaji dari tempoh sebelumnya, atau pembayaran yang berkaitan dengan pengambilan pekerja awal atau pemberhentian pekerja.
Hitung gaji penamatan . Kira secara manual jumlah yang perlu dibayar kepada mana-mana pekerja yang telah meninggalkan syarikat, termasuk waktu cuti dan gaji pesara yang tidak digunakan. Ini biasanya hanya melibatkan pekerja yang telah meninggalkan syarikat secara sukarela, kerana penamatan paksa memerlukan pembayaran segera yang biasanya jatuh di luar tempoh pemprosesan gaji biasa.
Perubahan pemotongan . Masukkan sebarang perubahan pada potongan standard dari gaji pekerja, seperti insurans perubatan, hiasan, dan sumbangan amal.
Kira gaji . Minta perisian memproses semua pengiraan gaji untuk tempoh tersebut. Sekiranya syarikat mengira gaji secara manual, maka gunakan jadual cukai yang disediakan oleh kerajaan persekutuan dan negeri untuk menentukan jumlah pemotongan cukai yang tepat.
Kaji semula laporan . Sekiranya pengiraan gaji diambil dari luar atau menggunakan perisian pembayaran gaji, cetak laporan berikut dan tinjau transaksi yang mendasarinya untuk kesilapan. Proses gaji sekali lagi sehingga masalah ini dapat diperbaiki.
Laporan pemotongan negatif (boleh menunjukkan kesilapan atau penipuan kemasukan data)
Laporan cukai negatif (dapat menunjukkan kesalahan atau penipuan kemasukan data)
Daftar gaji awal (dokumen utama yang digunakan untuk mengesan kesalahan)
Senarai gaji yang disusun (fokus pada jumlah gaji yang terlalu tinggi atau rendah untuk melihat jam bekerja atau kadar upah yang berpotensi tidak tepat)
Garis aliran perbelanjaan gaji mengikut jabatan (dapat menunjukkan upah dikenakan ke jabatan yang salah)
Mengeluarkan pembayaran . Setelah analisis laporan menunjukkan tidak ada kesalahan lagi, proses pembayaran kepada pekerja.
Mengeluarkan laporan pengurusan (pilihan) . Mengeluarkan laporan gaji kepada pihak pengurusan yang berkaitan dengan pembayaran gaji yang baru selesai. Contoh laporan tersebut ialah garis aliran kerja lebih masa oleh pekerja dan garis aliran perbelanjaan pampasan oleh jabatan.
Sandarkan data . Setelah penggajian selesai, buat sandaran data yang berkaitan dengannya. Sekiranya pemprosesan gaji di luar sumber, ini dikendalikan oleh pembekal. Sekiranya perisian dalaman digunakan, arkibkan data. Sekiranya sistem manual digunakan, masukkan daftar gaji di simpanan terkunci.
Kunci noktah . Kunci tempoh pembayaran dalam modul gaji untuk tempoh yang baru selesai, untuk mengelakkan perubahan yang tidak dibenarkan. Ini pada dasarnya sama dengan Langkah 2; dengan mengunci tempoh gaji, kita beralih ke masa gaji berikutnya.
Cukai deposit . Depositkan cukai gaji dan sahkan penghantarannya kepada pemerintah. Sekiranya syarikat telah melakukan proses penggajian secara outsourcing, langkah ini dikendalikan oleh pembekal.
Simpan kad masa . Fail kad masa berhampiran bahagian gaji. Ada kemungkinan pekerja akan mempersoalkan gaji mereka, dan kad kad paling baru boleh diakses dengan mudah untuk disemak. Selepas satu atau dua bulan, kad masa dapat dialihkan ke simpanan jangka panjang.
Selidiki kesilapan . Sekiranya terdapat masalah pemprosesan gaji, pastikan pekerja akan menemuinya! Selidiki semua kesilapan transaksi yang dihadapi, dan mulakan perubahan untuk mengurangkan kejadiannya yang berterusan. Ini mungkin melibatkan perubahan prosedur atau pengenaan kawalan baru.
