Kawalan pembayaran akaun

Kawalan hutang akaun digunakan untuk mengurangkan risiko kerugian dalam fungsi hutang. Kawalan hutang perlu dikumpulkan dalam tiga kategori umum, yang memverifikasi kewajiban perniagaan untuk membayar, memasukkan data hutang ke dalam sistem komputer, dan membayar pembekal. Kawalannya adalah seperti berikut:

Kewajipan untuk Membayar Kawalan

Pengesahan kewajiban membayar dapat dilakukan melalui salah satu dari beberapa kawalan yang mungkin dilakukan. Mereka adalah:

  • Kelulusan invois . Orang yang berkeupayaan untuk membenarkan pembayaran menandakan persetujuannya terhadap invois pembekal. Walau bagaimanapun, ini sebenarnya merupakan kawalan yang agak lemah jika penyetujui hanya melihat invois pembekal, kerana tidak ada cara untuk mengetahui apakah barang atau perkhidmatan diterima, atau apakah harga yang dikenakan adalah yang awalnya dipersetujui syarikat. Pelulus juga mungkin ingin mengetahui akaun lejar umum yang akan dikenakan. Oleh itu, lebih baik meminta kakitangan membayar terlebih dahulu mengumpulkan invois pembekal, mengesahkan pesanan pembelian, dan menerima dokumentasi ke dalam paket, dan kemudian mencantumkan faktur dengan blok tandatangan yang merangkumi nombor akaun yang akan dikenakan, dan kemudian meminta persetujuan kaji semula. Pendekatan ini memberi pengulas satu set maklumat yang sangat lengkap untuk digunakan.

  • Kelulusan pesanan pembelian . Jabatan pembelian mengeluarkan pesanan pembelian untuk setiap pembelian yang dilakukan. Dengan melakukannya, staf pembelian, pada dasarnya, menyetujui semua pengeluaran sebelum dilakukan, yang dapat mencegah beberapa pengeluaran tidak pernah terjadi. Oleh kerana kawalan ini memerlukan banyak pekerjaan oleh staf pembelian, mereka kemungkinan akan meminta pekerja untuk meminta barang pada formulir permintaan pembelian formal.

  • Selesaikan pertandingan tiga hala . Kakitangan kena bayar memadankan invois pembekal dengan pesanan pembelian dan bukti penerimaan yang berkaitan sebelum membenarkan pembayaran. Pendekatan ini menggantikan keperluan untuk persetujuan invois individu, kerana kelulusan berdasarkan pesanan pembelian sebagai gantinya. Ini juga lebih baik daripada menyetujui hanya berdasarkan pesanan pembelian, kerana itu juga mengesahkan penerimaan barang. Walau bagaimanapun, ia juga perlahan dan boleh pecah sekiranya tiada kertas kerja.

  • Pencarian pembayaran pendua manual. Sistem pembayaran berkomputer melakukan carian automatik untuk nombor invois pendua. Ini adalah usaha yang jauh lebih sukar dalam sistem perakaunan sepenuhnya manual. Dalam kes ini, kerani hutang boleh mencari melalui fail vendor dan fail invois yang belum dibayar untuk melihat apakah invois yang baru diterima dari pembekal telah dibayar. Dalam banyak keadaan, jumlah invois pembekal yang masuk menjadikannya begitu sukar sehingga kakitangan yang membayar harus meninggalkan sebarang usaha untuk mengenal pasti invois pendua, dan hanya menerima bahawa kadangkala akan membayar barang-barang tersebut.

Kawalan Kemasukan Data

Terdapat beberapa cara untuk memastikan bahawa semua invois pembekal telah dimasukkan ke dalam sistem hutang akaun, walaupun kawalan ini mempunyai tahap kejayaan yang berbeza-beza. Kawalannya adalah:

  • Rekodkan setelah diluluskan . Kawalan ini memaksa kakitangan yang perlu membayar akaun untuk mengesahkan kelulusan setiap invois sebelum memasukkannya ke dalam sistem.

  • Rekodkan sebelum diluluskan . Pengendalian ini memberi keutamaan yang lebih besar kepada pembekal yang membayar daripada mendapatkan kebenaran untuk membayar, kerana setiap invois yang diterima direkodkan dalam sistem hutang sekaligus. Kawalan ini berfungsi paling baik di mana pesanan pembelian telah digunakan untuk mengesahkan pembelian.

  • Mengamalkan garis panduan penomboran invois . Mungkin masalah terbesar dalam bidang kemasukan data hutang adalah pembayaran pendua. Ini nampaknya tidak menjadi masalah, kerana kebanyakan syarikat menggunakan perisian perakaunan yang secara automatik mengesan invois pendua dan mencegah pembayaran pendua. Walau bagaimanapun, terdapat ketidakkonsistenan bagaimana nombor invois direkodkan. Contohnya, adakah anda mencatatkan nombor invois 0000078234 dengan angka nol terkemuka atau tanpa angka nol? Sekiranya invois yang sama diserahkan kepada kakitangan yang perlu dibayar dua kali, dan dicatatkan sebagai 0000078234 sekali dan 78234 pada waktu berikutnya, sistem tidak akan menandakannya sebagai invois pendua. Masalah yang sama timbul dengan tanda sempang dalam nombor invois; nombor invois 1234-999 boleh dicatatkan sebagai 1234-999 atau 1234999.

  • Padankan dengan anggaran dalam penyata kewangan . Sekiranya invois pembekal dibebankan secara salah ke jabatan yang salah, ada kemungkinan pengurus jabatan yang meneliti penyata kewangan akan mengesan perbezaan antara jumlah yang dikenakan dan anggaran, dan dengan demikian akan membawa masalah ini ke perhatian jabatan perakaunan.

Kawalan Pembayaran

Sebilangan besar kawalan yang dinyatakan di bawah berkaitan dengan pembayaran melalui cek, kerana masih merupakan kaedah pembayaran yang utama. Kawalannya adalah:

  • Percetakan dan penandaan cek berpisah . Satu orang harus menyiapkan cek, dan orang lain harus menandatanganinya. Dengan berbuat demikian, terdapat pemeriksaan silang mengenai pengeluaran wang tunai.

  • Simpan semua cek di lokasi yang terkunci . Stok cek yang tidak digunakan harus selalu disimpan di lokasi yang terkunci. Jika tidak, cek boleh dicuri dan diisi dan ditunaikan secara palsu. Ini bermaksud bahawa sebarang plat tanda atau setem juga harus disimpan di lokasi yang terkunci.

  • Jejaki urutan nombor cek yang digunakan . Mengekalkan log masuk yang disenaraikan pelbagai nombor cek yang digunakan semasa pemeriksaan dijalankan. Ini berguna untuk menentukan sama ada cek dalam simpanan mungkin hilang. Log ini tidak boleh disimpan dengan cek yang disimpan, kerana seseorang dapat mencuri log pada masa yang sama mereka mencuri cek.

  • Memerlukan tandatangan cek manual . Sebuah syarikat boleh meminta semua cek ditandatangani. Ini sebenarnya kawalan yang agak lemah, kerana beberapa penandatangan cek menyelidiki mengapa cek dikeluarkan, dan jarang mempersoalkan jumlah yang dibayar. Sekiranya syarikat memilih untuk menggunakan plat tanda atau setem sebagai gantinya, maka adalah lebih penting untuk mempunyai sistem pesanan pembelian yang kuat; kakitangan pembelian menjadi de fakto yang meluluskan invois dengan mengeluarkan pesanan pembelian lebih awal dalam proses aliran hutang.

  • Memerlukan penandatangan cek tambahan . Sekiranya jumlah cek melebihi jumlah tertentu, memerlukan penandatangan cek kedua. Pengendalian ini kononnya memberi peluang kepada beberapa orang peringkat kanan untuk berhenti melakukan pembayaran. Pada hakikatnya, kemungkinan besar hanya memperkenalkan langkah lain ke dalam proses pembayaran tanpa benar-benar memperkuat lingkungan kawalan.

Artikel Berkaitan