Reka bentuk sistem perakaunan
Reka Bentuk Sistem Perakaunan
Sistem perakaunan pada dasarnya adalah pangkalan data maklumat mengenai transaksi perniagaan. Penggunaan utama pangkalan data adalah sebagai sumber maklumat, jadi sistem perakaunan perlu dirancang dengan cara yang efektif dari segi biaya dalam memberikan informasi yang diperlukan. Faktor utama dalam reka bentuk sistem perakaunan adalah seperti berikut:
Penyertaan single atau double . Perniagaan yang sangat kecil beroperasi hanya dengan mencatatkan penerimaan dan pembayaran tunai dalam buku ceknya. Ini dikenali sebagai sistem kemasukan tunggal, dan hanya memadai apabila pemilik perniagaan tidak berminat mempelajari tentang jumlah aset dan liabiliti yang dimiliki oleh perniagaan. Sistem kemasukan tunggal sangat sederhana, tetapi boleh mencukupi. Sistem kemasukan dua kali dirancang untuk mencatat bukan sahaja penjualan dan perbelanjaan, tetapi juga aset, liabiliti, dan ekuiti pemegang saham, dan dengan demikian memberikan lebih banyak maklumat. Sistem kemasukan dua kali memerlukan lebih banyak kemahiran dalam merekod transaksi, dan digunakan oleh semua organisasi yang lebih besar.
Tunai atau asas akruan . Asas perakaunan tunai hanya mencatat urus niaga kerana wang tunai diterima atau dibelanjakan, sementara asas akruan merekodkan urus niaga apabila ia harus diakui, tanpa mengira perubahan dalam bentuk tunai. Asas akruan diperlukan untuk mematuhi mana-mana kerangka perakaunan, seperti Prinsip Perakaunan yang Diterima Secara Umum atau Piawaian Pelaporan Kewangan Antarabangsa. Sekiranya anda menjangkakan memerlukan penyata kewangan yang diaudit pada masa akan datang, gunakan asas perakaunan akruan.
Struktur kod akaun . Struktur kod akaun adalah sebutan numerik atau alfanumerik yang diberikan kepada setiap akaun di mana maklumat disimpan. Kod akaun yang panjang, seperti satu dengan tujuh atau lebih digit, memungkinkan banyak penyimpanan rekod tertentu. Namun, ia juga memerlukan lebih banyak pekerjaan untuk dikekalkan, dan ada risiko yang lebih tinggi bahawa maklumat akan dikodkan ke dalam akaun yang salah. Oleh itu, secara amnya lebih baik untuk menjaga kerumitan (iaitu panjang) struktur kod akaun minimum. Organisasi yang lebih kecil mungkin mendapati bahawa sedikitnya struktur kod akaun tiga digit mencukupi untuk merakam maklumat, sementara entiti berbilang bahagian yang lebih besar mungkin memerlukan struktur kod yang jauh lebih kompleks.
Akaun yang digunakan . Anda mesti memutuskan akaun mana yang akan dibuat. Sekurang-kurangnya (untuk sistem akrual kemasukan dua kali), anda memerlukan akaun untuk wang tunai, akaun belum terima, inventori, aset tetap, akaun yang perlu dibayar, liabiliti terakru, ekuiti, hasil, kos barang yang dijual, dan perbelanjaan pentadbiran. Walau bagaimanapun, walaupun perniagaan yang lebih kecil memerlukan beberapa kali jumlah akaun ini untuk mengikuti perkembangan operasinya. Khususnya, mungkin diperlukan untuk mengekalkan sejumlah akaun perbelanjaan yang berbeza, untuk memeriksa perbelanjaan dengan lebih teliti.
Perwakilan bahagian . Perniagaan yang lebih besar boleh menggunakan set akaun standard dan menggandakannya untuk setiap anak syarikatnya. Ini mungkin juga diperlukan untuk barisan produk atau kemudahan individu. Tahap perincian terperinci ini sangat biasa dilakukan apabila perniagaan menjalankan sistem pengekosan berdasarkan aktiviti.
Laporan . Maklumat yang disimpan dalam sistem perakaunan mesti digabungkan menjadi sistem laporan yang digunakan sama ada untuk menunjukkan hasil kewangan dan kedudukan perniagaan, atau untuk memberikan laporan hasil kewangan yang lebih khusus. Sebilangan besar laporan ini dikemas dengan pakej perisian perakaunan, walaupun perniagaan mungkin mempunyai keperluan khas yang memerlukan laporan yang dirancang khusus.
Prosedur . Sistem perakaunan tidak beroperasi sehingga terdapat satu set prosedur yang menunjukkan kepada pengguna bagaimana sistem ini akan dikendalikan. Prosedur yang lebih biasa ini biasanya didokumentasikan secara terperinci dan disampaikan kepada pekerja melalui sesi latihan formal.
Kawalan . Sebilangan kawalan perakaunan diperlukan untuk memastikan bahawa sistem perakaunan beroperasi dengan cara yang diharapkan. Kawalan ini akan khusus untuk syarikat, dan mungkin memerlukan penyertaan juruaudit syarikat atau perunding luar untuk memastikan bahawa set kawalan yang dipasang sesuai untuk operasi perniagaan.
Sebilangan besar masalah yang diperhatikan sangat mendasar sehingga anda mesti menyelesaikannya dari awal, atau berada dalam bahaya untuk membina semula keseluruhan sistem perakaunan di kemudian hari untuk menampung perubahan yang diperlukan. Khususnya, sebaiknya segera menerapkan sistem pembukuan kemasukan dua kali dan perakaunan akruan.
