Katalog pembelian dalam talian
Apabila pekerja ingin membeli sesuatu, pendekatan tradisional adalah dengan mengisi borang permintaan pembelian dan mengirimkannya ke bahagian pembelian. Kakitangan pembelian menyiasat di mana ia dapat memperoleh barang yang diminta dengan harga terendah, dan kemudian mengeluarkan pesanan pembelian kepada pelanggan yang dipilih. Setelah pembekal menghantar barang dan mengeluarkan invois, kakitangan yang perlu dibayar akaun syarikat mesti memadankan invois dengan pesanan pembelian dan bukti penerimaan, dan kemudian mengeluarkan pembayaran. Proses ini sangat membebankan, yang dapat dielakkan melalui penggunaan katalog pembelian elektronik.
Apabila pekerja diberi akses ke katalog pembelian dalam talian, mereka dapat melihat daftar produk standard yang telah ditinjau dan disetujui terlebih dahulu oleh staf pembelian, dan membuat pesanan melalui sistem. Sistem kemudian membuat pesanan pembelian elektronik dan menyerahkannya kepada pembekal yang dinyatakan, bersama dengan kebenaran pembelian selimut yang telah diluluskan. Setelah pembekal menghantar barang yang diminta ke syarikat, staf penerima memanggil pesanan di stesen kerja dan memeriksa barang yang dipesan telah dipenuhi. Sistem ini kemudian menandakan akaun kakitangan yang perlu dibayar untuk membayar pembekal.
Dengan menggunakan katalog pembelian dalam talian, faedah berikut dapat dicapai:
- Kertas kerja . Semua dokumen yang digunakan secara dalaman untuk meminta, memesan, dan membayar pembelian dihapuskan.
- Pembelian tertumpu . Sebilangan besar pembelian disalurkan kepada sebilangan kecil pembekal yang terpilih, yang bermaksud bahawa syarikat itu mungkin layak mendapat potongan harga.
Namun, beberapa pengaturcaraan sistem mungkin diperlukan untuk mengatur pembelian secara on-line, dan pesanan pembelian selimut harus diatur terlebih dahulu, yang menjadikan ini solusi yang kurang efektif untuk perusahaan kecil. Selain itu, ia berfungsi paling baik untuk pembelian sampingan, dan bukan untuk memperoleh bahan mentah, yang mungkin memerlukan sistem pengurusan bahan yang lebih terperinci.
