Takrif gaji
Penggajian adalah proses memberikan pampasan kepada pekerja atas usaha mereka atas nama perniagaan. Ia biasanya dikendalikan oleh jabatan perakaunan atau jabatan sumber manusia. Kini banyak organisasi mengalihkan sebahagian besar proses pembayaran gaji mereka kepada pihak ketiga yang pakar dalam aktiviti ini. Fungsi pemprosesan gaji melibatkan langkah-langkah berikut:
Kumpulkan maklumat mengenai jam bekerja . Pekerja yang dibayar setiap jam menyerahkan jam kerjanya, biasanya melalui sistem pencatatan masa seperti jam pencatatan waktu, jam waktu berkomputer, laman pengesanan masa berasaskan Internet, atau bahkan telefon bimbit. Ini tidak diperlukan untuk pekerja yang dibayar gaji, kerana mereka dibayar jumlah tetap dalam setiap jangka masa.
Dapatkan kelulusan jam bekerja . Penyelia pekerja setiap jam menyemak maklumat masa yang dihantar dan menyetujui waktu bekerja, atau meminta pekerja untuk membetulkan kesalahan.
Kira gaji . Bagi pekerja yang dibayar setiap jam, kalikan jam bekerja dengan kadar gaji setiap jamnya, seperti yang disesuaikan untuk kerja lebih masa, perbezaan gaji untuk shift kerja, atau gaji tugas berbahaya. Ini adalah jumlah standard untuk pekerja yang bergaji. Hasil langkah ini adalah gaji kasar yang harus dibayar kepada setiap pekerja.
Hitung potongan . Hitung potongan cukai jaminan sosial dan perubatan dari gaji kasar, serta pengurangan lain untuk pemotongan cukai pendapatan, pencen, insurans perubatan, iuran kesatuan, sumbangan amal, dan sebagainya. Hasil langkah ini adalah gaji bersih yang harus dibayar kepada setiap pekerja.
Buat pembayaran . Ini biasanya melibatkan memasukkan maklumat pembayaran ke dalam sistem komputer atau mengirimkannya ke pemproses gaji pihak ketiga, yang mengakibatkan pembayaran gaji, pembayaran deposit langsung, atau pembayaran ke dalam kad debit gaji.
Terdapat risiko besar denda yang dikenakan oleh pemerintah jika pajak gaji dan pemotongan berkaitan tidak diserahkan kepada pemerintah sesuai dengan jadwal pembayaran yang ketat. Ini menjadi perhatian utama pemilik perniagaan kecil, kerana pembayaran tunai harus dilakukan tepat pada waktunya. Cara yang baik untuk mengelakkan risiko kehilangan kiriman wang cukai ini adalah dengan melakukan outsourcing pembayaran gaji ke perkhidmatan pemprosesan gaji pihak ketiga, yang mengembalikan dana bagi pihak perniagaan.
Terdapat pelbagai amalan terbaik penggajian yang dapat diterapkan untuk penyederhanaan proses penggajian, yang sebaliknya dapat menjadi proses yang memakan waktu yang memerlukan banyak waktu staf dan yang dapat mengakibatkan sejumlah besar kesalahan.
Konsep gaji boleh diperluas ke pembayaran kontraktor, walaupun pembayaran ini dilakukan melalui sistem pembayaran akaun dan bukannya sistem pembayaran gaji.
