Perakaunan untuk akaun yang perlu dibayar

Perakaunan bagi akaun yang perlu dibayar melibatkan pencatatan dan pembayaran liabiliti. Ini adalah kawasan fungsional utama di mana perniagaan mencatat perbelanjaan dan membayar pihak lain. Tugas utama perakaunan yang perlu dibayar adalah seperti berikut:

1. Pengesahan invois . Langkah pertama dalam perakaunan akaun yang perlu dibayar adalah memastikan bahawa semua invois masuk dari pembekal adalah sah. Terdapat dua cara untuk melakukannya. Salah satu pilihan adalah meminta pegawai yang diberi kuasa meluluskan setiap invois. Pilihan lain adalah membandingkan maklumat pada setiap invois dengan pesanan pembelian yang mengesahkan dan menerima dokumentasi, yang disebut pencocokan tiga arah. Oleh kerana kedua-dua pilihan itu memerlukan banyak tenaga, adalah kebiasaan untuk tidak mengesahkan invois yang mempunyai jumlah dolar yang kecil.
2. Rekod invois . Setelah invois disahkan, akauntan memasukkan jumlah yang terhutang dalam perisian yang perlu dibayar. Maklumat yang dimasukkan merangkumi nama pembekal, tarikh invois, dan jumlah invois. Catatan perakaunan yang berkaitan yang dihasilkan oleh perisian perakaunan selalu menjadi kredit kepada akaun yang perlu dibayar. Debit pengimbangan boleh dibuat untuk perbelanjaan atau akaun aset.
3. Pembayaran invois . Apabila invois dibayar untuk pembayaran, akauntan menetapkannya untuk pembayaran melalui perisian perakaunan. Ini biasanya bermaksud bahawa daftar cek awal dijalankan dan disemak untuk memastikan bahawa semua item yang dijadualkan untuk pembayaran harus benar-benar dibayar. Sekiranya ada, stok cek dimuat ke dalam pencetak dan cek dicetak. Maklumat sokongan dilampirkan pada setiap cek dan kemudian diteruskan ke penandatangan cek, yang meninjau setiap paket maklumat untuk kesilapan dan kemudian menandatangani cek. Alternatifnya adalah dengan menghantar pembayaran elektronik terus ke akaun bank pembekal. Selepas pembayaran, semua maklumat pembayaran akan disatukan dan diisi berdasarkan nama pembekal.

Terdapat sejumlah tugas tambahan yang terlibat dalam perakaunan untuk akaun yang perlu dibayar, termasuk yang berikut:

• Selaraskan secara berkala akaun hutang yang perlu dibayar, untuk memastikan baki akaun sesuai dengan jumlah sebenar yang terhutang kepada pembekal.
• Hantarkan 1099 borang kepada pembekal setelah akhir tahun kalendar, jika pembayaran agregat kepada mereka melebihi jumlah ambang.
• Hubungi pembekal untuk memastikan bahawa mereka telah menguangkan semua cek yang dihantar kepada mereka; jika tidak, jumlah cek yang tidak dikira perlu dihantar kepada kerajaan negeri sebagai harta yang tidak dituntut.