Apa itu catatan dalam perakaunan?

Pengeposan dalam perakaunan adalah ketika baki dalam subledger dan jurnal umum dialihkan ke lejar umum. Pengeposan hanya akan memindahkan baki keseluruhan dalam subledger ke dalam lejar umum, bukan transaksi individu dalam subledger. Pengurus perakaunan boleh memilih untuk membuat pengeposan secara jarang, seperti sebulan sekali, atau mungkin sekerap sehari sekali.

Subledgers hanya digunakan apabila terdapat banyak aktiviti transaksi di kawasan perakaunan tertentu, seperti inventori, akaun yang perlu dibayar, atau penjualan. Oleh itu, pengeposan hanya berlaku untuk situasi dengan jumlah yang lebih besar ini. Untuk situasi urus niaga rendah, entri dibuat terus ke lejar umum, jadi tidak ada subledger dan oleh itu tidak perlu diposkan.

Sebagai contoh, ABC International mengeluarkan 20 invois kepada pelanggannya dalam jangka masa satu minggu, yang mana jumlah dalam subledger penjualan adalah untuk penjualan $ 300,000. Pengawal ABC membuat entri pengeposan untuk memindahkan jumlah penjualan ini ke lejar umum dengan debit $ 300,000 ke akaun belum terima akaun dan kredit $ 300,000 ke akaun hasil.

Pengeposan juga digunakan apabila syarikat induk menyimpan set buku yang terpisah untuk setiap anak syarikatnya. Dalam kes ini, catatan perakaunan untuk setiap anak syarikat pada dasarnya sama dengan subledger, jadi jumlah akaun dari anak syarikat dimasukkan ke dalam catatan syarikat induk. Perkara ini juga dapat ditangani pada spreadsheet yang terpisah melalui proses penyatuan manual.

Pengeposan telah dihapuskan di beberapa sistem perakaunan, di mana subledger tidak digunakan. Sebaliknya, semua maklumat disimpan secara langsung dalam akaun yang disenaraikan dalam lejar umum.

Semasa pengeposan dipekerjakan, seseorang yang meneliti maklumat dalam lejar umum mesti "meneliti" dari jumlah akaun yang dimasukkan ke dalam akaun lejar umum yang relevan, dan mencari dalam catatan terperinci yang disenaraikan dalam subleger yang berkaitan. Ini memerlukan sejumlah besar penyelidikan tambahan.

Dari perspektif menutup buku, pengeposan adalah salah satu langkah prosedur penting yang diperlukan sebelum penyata kewangan dapat dibuat. Dalam proses ini, semua penyesuaian penyesuaian ke pelbagai subledger dan jurnal umum mesti dibuat, setelah itu kandungannya diposkan ke lejar umum. Sudah menjadi kebiasaan pada saat ini untuk menetapkan bendera kunci dalam perisian perakaunan, sehingga tidak ada perubahan tambahan pada subledger dan jurnal yang dapat dilakukan untuk tempoh perakaunan ditutup. Akses ke subledger dan jurnal kemudian dibuka untuk tempoh perakaunan seterusnya.

Sekiranya pengeposan secara tidak sengaja tidak berlaku sebagai sebahagian daripada proses penutupan, jumlah dalam lejar umum tidak akan tepat, dan juga penyata kewangan yang disusun dari lejar umum.

Artikel Berkaitan