Surat Dunning
Surat yang mengejutkan adalah pemberitahuan yang dikirimkan kepada pelanggan, yang menyatakan bahawa sudah terlambat dalam membayar akaun yang dapat diterima kepada pengirim. Surat penghentian biasanya mengikuti perkembangan dari peringatan yang sopan ke tuntutan pembayaran yang lebih tegas, jika pelanggan terus tidak responsif dalam pembayaran. Beberapa surat pertama yang dikirimkan kepada pelanggan haruslah sopan, berdasarkan teori bahawa pelanggan hanya mengabaikan pembayaran, dan syarikat itu ingin mengekalkan niat baiknya untuk perniagaan masa depan.
Namun, seiring dengan berlalunya waktu, syarikat itu mulai mengubah anggapannya untuk melakukan perniagaan lebih jauh dengan pelanggan, dan cenderung menurunkan jumlah niat baik pelanggan yang ingin dikekalkan untuk dibayar sekarang. Terlepas dari nada surat, surat tersebut selalu menyatakan jumlah yang perlu dibayar, tarikh invois yang belum dibayar, jumlah invois, dan apa-apa denda pembayaran lewat atau denda faedah.
Pada suatu ketika setelah tarikh pembayaran biasa, keberkesanan penerbitan surat tidak akan menurun, sehingga syarikat menghentikan penggunaannya dan bergantung pada kontak peribadi, pengacara, dan agen pengumpulan.
Huruf yang mengagumkan dapat mengambil pelbagai bentuk fizikal. Pada asalnya surat itu mungkin dikirim melalui surat biasa, surat berdaftar, atau pengiriman semalam untuk menyampaikan permintaan yang semakin mendesak, serta membuat catatan penerimaan (dalam hal surat berdaftar atau pengiriman semalam) . Walau bagaimanapun, surat sepantasnya juga dapat dikirim sebagai faks, e-mel, atau bahkan pesan teks. Kaedah penghantaran elektronik ini boleh tersasar (terutamanya faks), dan mungkin tidak seefektif kaedah berasaskan kertas yang lebih tradisional.
Huruf penghijrahan sering dihasilkan oleh komputer, tanpa input manusia sama sekali. Sistem dikonfigurasikan untuk menggunakan teks tertentu jika pembayaran belum dilakukan dalam jumlah hari tertentu, dan kemudian menggunakan teks yang berbeda untuk surat yang dihasilkan setelah jangka waktu yang lebih lama berlalu tanpa pembayaran. Menjadi lebih efisien untuk melaksanakan tugas membuat dan mengeluarkan surat-surat awal kepada pihak ketiga.
Kakitangan jabatan kredit secara berkala boleh mengubah masa atau kandungan surat yang dihasilkan secara automatik ini, jika mereka merasakan bahawa beberapa variasi akan meningkatkan kadar pengumpulan. Ini dapat dicapai dengan pengujian AB, di mana dua versi surat yang dikeluarkan dikeluarkan, dan keberkesanan masing-masing dipantau; jika satu versi menghasilkan lebih banyak pembayaran pelanggan, versi tersebut menjadi format surat lalai baru yang akan digunakan.
Ada peraturan yang mengatur tingkat ancaman yang dapat disertakan dalam surat keberanian, bergantung pada bidang kuasa pemerintah tempat pelanggan berada, jadi Anda harus menghindari surat-surat yang berlebihan.
Huruf kurang ajar tidak sama dengan penyata akhir bulan. Penyataan dihantar kepada semua pelanggan yang mempunyai invois yang belum dibayar pada akhir bulan. Penyata tersebut merangkumi semua invois yang belum dibayar, walaupun belum dibayar. Penyataan tersebut tidak dianggap sebagai gangguan, melainkan penyataan akaun yang ringkas pada satu ketika. Namun, ia masih dianggap sebagai alat pengumpulan, kerana dapat mengakibatkan pertanyaan pelanggan mengenai invois yang tidak ada dalam catatan mereka, dan yang oleh itu tidak akan mereka bayar.
