Definisi laporan perbelanjaan

Laporan perbelanjaan adalah bentuk yang digunakan untuk mengesan perbelanjaan perniagaan. Paling sering diselesaikan oleh pekerja untuk memperinci perbelanjaan yang mereka minta penggantian. Resit biasanya dilampirkan pada borang sekiranya jumlah perbelanjaan yang berkaitan melebihi jumlah minimum tertentu. Majikan memeriksa penyerahan untuk ketepatan dan kesahan, dan membayar jumlah yang diminta pekerja. Majikan kemudian boleh mencatat jumlah yang diganti sebagai perbelanjaan perniagaan, yang menjadi faktor jumlah keuntungan perakaunan dan keuntungan kena cukai yang diiktiraf.

Laporan perbelanjaan juga dapat digunakan untuk memperincikan perbelanjaan yang dibuat terhadap pendahuluan pekerja awal. Sekiranya demikian, majikan masih mencatat jumlah yang dihantar sebagai perbelanjaan perniagaan, tetapi tidak ada pembayaran balik; sebaliknya, majikan memotong perbelanjaan dari jumlah pendahuluan pekerja.

Laporan perbelanjaan boleh merangkumi sebilangan bidang maklumat khusus syarikat, tetapi biasanya memerlukan sekurang-kurangnya maklumat teras berikut:

• Tarikh pengeluaran dikeluarkan (sepadan dengan tarikh pada resit yang berkaitan)

• Sifat perbelanjaan (seperti tiket penerbangan, makan, atau bayaran tempat letak kereta)

• Jumlah perbelanjaan (sepadan dengan jumlah resit yang berkaitan)

• Akaun yang harus dikenakan perbelanjaan

• Subtotal untuk setiap jenis perbelanjaan

• Pengurangan untuk apa-apa pendahuluan yang dibayar kepada pekerja

• Jumlah keseluruhan pembayaran balik yang diminta

Borang laporan perbelanjaan juga dapat merangkumi ringkasan dasar perjalanan dan hiburan majikan, yang menentukan perbelanjaan yang tidak akan diganti oleh syarikat (seperti perbelanjaan hiburan di dalam bilik).

Konsep laporan perbelanjaan juga dapat merujuk kepada penyenaraian terperinci perbelanjaan yang dikeluarkan oleh setiap jabatan syarikat untuk tempoh pelaporan. Maklumat ini diteliti untuk melihat apakah ada perbelanjaan sebenar yang berlaku berbeza dari jangkaan, di mana pengurusan dapat menyiasat sebab-sebab perubahan tersebut.