Kawalan belum terima akaun

Kawalan ke atas akaun belum terima benar-benar bermula dengan penciptaan awal invois pelanggan, kerana anda mesti meminimumkan beberapa masalah semasa membuat akaun belum terima sebelum anda dapat memiliki sekumpulan kawalan menyeluruh terhadap aset utama ini. Pengawalan kemudian merangkumi penyelenggaraan hutang piutang yang betul, dan penghapusannya melalui pembayaran dari pelanggan atau penghasilan memo kredit. Kawalan utama yang perlu dipertimbangkan adalah:

• Memerlukan kelulusan kredit sebelum penghantaran . Anda akan menghadapi masalah mengumpulkan akaun yang belum diterima sekiranya pesanan dihantar kepada pelanggan dengan penilaian kredit yang buruk. Oleh itu, memerlukan persetujuan bertulis dari jabatan kredit untuk semua pesanan penjualan melebihi jumlah dolar tertentu.
• Sahkan syarat kontrak . Sekiranya terdapat syarat pembayaran yang tidak biasa, sahkannya sebelum membuat invois. Jika tidak, akaun belum terima akan mengandungi invois yang pelanggan enggan bayar.
• Invois proofread . Sekiranya invois dengan jumlah dolar besar mengandungi kesalahan, pelanggan mungkin akan menangguhkan pembayaran sehingga anda menghantar invois yang disemak semula. Pertimbangkan untuk memerlukan pembacaan semula invois yang lebih besar untuk mengurangkan masalah ini.
• Mengizinkan memo kredit . Orang yang mempunyai akses ke pembayaran pelanggan masuk dapat memintas tunai masuk dan kemudian membuat memo kredit untuk menutupi jejak mereka. Satu langkah dalam pencegahan masalah ini adalah dengan memerlukan persetujuan rasmi dari pengurus untuk memo kredit, yang kemudiannya disahkan kemudian oleh staf audit dalaman. Jangan menggunakan kawalan ini secara melampau dan memerlukan persetujuan untuk memo kredit yang sangat kecil - benarkan staf perakaunan membuat yang kecil tanpa persetujuan, hanya untuk membersihkan baki akaun kecil yang masih ada.
• Hadkan akses ke perisian pengebilan . Seperti yang baru dinyatakan, seseorang dapat memintas pembayaran masuk dari pelanggan dan menyembunyikan pencurian dengan memo kredit. Anda harus melindungi akses ke perisian pengebilan dengan kata laluan untuk mengelakkan pengeluaran memo kredit yang tidak sah.
• Mengasingkan tugas . Seperti yang baru disebutkan, tidak ada yang dapat menangani pembayaran pelanggan masuk dan membuat memo kredit, jika tidak, mereka akan dapat mengambil wang dan menutup jalan mereka dengan memo kredit. Oleh itu, berikan tugas ini kepada orang yang berbeza.
• Semak catatan jurnal belum terima akaun . Urus niaga piutang hampir selalu melalui jurnal penjualan dalam perisian perakaunan yang menghasilkan catatan perakaunannya sendiri. Oleh itu, hampir tidak boleh ada catatan jurnal manual dalam akaun belum terima akaun. Anda harus menyiasat catatan ini dengan teliti.
• Paket invois audit . Setelah invois selesai, harus ada paket dalam fail yang berisi pesanan penjualan, kebenaran kredit, bill of lading, dan salinan invois. Kakitangan audit dalaman harus mengkaji pilihan paket ini untuk mengesahkan bahawa kerani penagihan telah meneliti semua dokumen sokongan dengan betul dan membuat invois dengan betul.
• Padankan bil dengan log penghantaran . Ada kemungkinan barang akan dihantar tanpa invois yang sesuai, atau sebaliknya. Untuk mengesan situasi ini, minta staf audit dalaman membandingkan penagihan dengan log penghantaran, dan selidiki perbezaannya.
• Mengaudit penerapan penerimaan tunai . Kakitangan perakaunan mungkin tidak betul menggunakan resit tunai untuk membuka invois, bahkan mungkin tidak menggunakannya pada akaun pelanggan yang betul. Minta kakitangan audit dalaman secara berkala mengesan pilihan penerimaan tunai ke invois pelanggan untuk mengesahkan permohonan tunai yang betul.

Item ini merupakan kawalan penerimaan akaun asas. Syarikat dengan sistem penghutang khusus mungkin perlu melaksanakan kawalan tambahan, atau mungkin tidak memerlukan beberapa item yang disenaraikan di sini.