Membetulkan kemasukan

Entri pembetulan adalah entri jurnal yang dibuat untuk memperbaiki transaksi yang salah yang sebelumnya telah direkodkan di lejar umum. Sebagai contoh, catatan susutnilai bulanan mungkin telah dibuat secara salah ke akaun perbelanjaan pelunasan. Sekiranya demikian, catatan pembetulan adalah memindahkan entri ke akaun perbelanjaan susut nilai dengan mengkreditkan akaun perbelanjaan pelunasan dan mendebitkan akaun perbelanjaan susut nilai. Sebagai alternatif, entri asal boleh diterbalikkan dan diganti dengan entri baru yang mengenakan perbelanjaan dengan betul ke akaun susut nilai.

Membetulkan catatan biasanya hanya dibuat oleh staf perakaunan yang lebih berpengalaman, kerana mereka mempunyai pemahaman yang lebih baik mengenai sistem perakaunan dan kesan membuat catatan jurnal khas pada penyata kewangan. Adalah masuk akal jika pengawal menyetujui semua cadangan pembetulan yang dicadangkan sebelum dibuat, untuk memastikan bahawa orang kedua mengesahkan bahawa entri akan mempunyai kesan yang diharapkan.

Sangat penting untuk mendokumentasikan entri pembetulan sepenuhnya, kerana item-item ini sangat sukar difahami setelah beberapa waktu berlalu. Ini bermaksud melampirkan pada setiap dokumentasi catatan jurnal tentang kesalahan asal, serta catatan mengenai bagaimana entri pembetulan dimaksudkan untuk memperbaiki kesalahan asal. Dokumentasi sangat berharga jika nampaknya juruaudit syarikat kemudian akan menyemak entri pembetulan.

Catatan pembetulan harus dibuat sebaik sahaja ralat ditemui dan dinilai. Sekiranya tidak, entri itu tidak akan pernah diperbetulkan; ini kerana pembetulan ralat berada di luar aliran pemprosesan transaksi yang normal, jadi tidak ada kalendar atau prosedur kerja yang memantau sama ada transaksi ini dijalankan.

Membetulkan entri sangat memakan masa. Oleh itu, masuk akal untuk melacak jumlah pembetulan entri yang dibuat oleh bulan, untuk melihat apakah masalah mendasar yang menyebabkan entri ini telah diselesaikan. Sekiranya demikian, tidak banyak keperluan untuk membetulkan catatan, dan staf perakaunan akan mempunyai lebih banyak masa untuk tugas lain.