Kawalan inventori
Pelaburan syarikat dalam inventori biasanya besar, dan mungkin terdiri dari banyak barang dagangan yang dapat dicuri dan dijual kembali. Sekiranya inventori mengandungi kebanyakan bahan mentah, mengawasinya sangat penting untuk memastikan bahawa proses pengeluaran menggunakannya tidak akan kekurangan bahan. Ini bermaksud bahawa anda perlu melaksanakan pelbagai kawalan, baik untuk mencegah pencurian atau untuk memastikan bahawa operasi pembuatan tidak kekurangan input. Kami akan menerangkan di bawah beberapa kawalan utama yang perlu dipertimbangkan untuk pelaburan inventori anda. Kawalan dalaman utama untuk inventori anda adalah:
Pagar dan kunci gudang . Kawalan inventori yang paling penting hanyalah mengunci gudang. Ini bermaksud bahawa anda membina pagar di sekitar inventori, mengunci pintu pagar, dan hanya membenarkan pegawai yang dibenarkan memasuki gudang.
Susun inventori . Nampaknya bukan kawalan untuk mengatur persediaan di gudang, tetapi jika anda tidak dapat menemuinya, anda tidak dapat mengawalnya. Oleh itu, asas asas untuk kawalan dalaman inventori adalah untuk menomori semua lokasi, mengenal pasti setiap item inventori, dan mengesan item-item ini berdasarkan lokasi.
Kira semua inventori masuk . Jangan hanya mengambil kata pembekal bahawa kuantiti yang dinyatakan pada penghantaran adalah yang betul. Hitung inventori sebelum merekodkannya sebagai diterima. Ini mengelakkan kesilapan daripada dimasukkan ke dalam rekod inventori.
Periksa inventori masuk . Sahkan bahawa semua inventori masuk adalah jenis yang betul dan tidak rosak. Semua item yang gagal diperiksa harus dikembalikan sekaligus, dan kakitangan yang perlu dibayar akaun memberitahu bahawa barang yang dikembalikan tidak harus dibayar.
Tandakan semua inventori . Setiap potongan inventori di gudang harus dikenali dengan label, yang menyatakan nombor bahagian, keterangan, unit ukuran, dan kuantiti. Jika tidak, item inventori pasti tidak dikenal pasti.
Pisahkan inventori milik pelanggan . Sekiranya terdapat inventori di lokasi yang dimiliki oleh pelanggan, kakitangan gudang kemungkinan akan mengira seolah-olah ia dimiliki oleh syarikat, jadi ada prosedur untuk melabel barang-barang ini sebagai milik pelanggan ketika mereka tiba, dan memisahkannya dalam bahagian yang terpisah dari gudang.
Menyeragamkan penyimpanan rekod untuk pemilihan inventori . Apabila barang diambil dari rak di gudang, untuk digunakan baik di area produksi atau untuk dijual kepada pelanggan, lakukan prosedur standar untuk merekam pilihan segera setelah mereka meninggalkan gudang (yang lebih mudah jika ada pagar gudang , dan inventori hanya dapat melalui satu pintu terkawal).
Tanda untuk semua inventori yang dikeluarkan dari gudang . Sekiranya barang-barang inventori dikeluarkan dari gudang dengan alasan di luar proses pemungutan biasa, minta orang itu mengeluarkan tanda inventori untuk dikeluarkan, sehingga ada catatan siapa yang bertanggungjawab.
Periksa bil bahan . Bil bahan adalah catatan bahagian yang digunakan untuk membina produk. Bil bahan digunakan untuk mengambil barang dari stok, jadi jika tagihan tidak betul, pemetik akan menarik jumlah yang salah dari gudang. Ini memerlukan audit berkala untuk setiap tagihan, serta akses hanya kata laluan ke bil rekod bahan dalam sistem komputer.
Jejak permintaan dan pulangan tambahan . Sekiranya kakitangan pengeluaran meminta pengeluaran komponen tambahan, atau mengembalikan jumlah yang berlebihan ke gudang, maka terdapat kesalahan dalam pengambilan rekod (mungkin dalam bil bahan, seperti yang telah disebutkan).
Menjalankan tinjauan inventori usang secara berkala . Gudang akhirnya boleh tersekat dengan persediaan usang yang tidak dapat digunakan, yang memerlukan kos penyimpanan yang tinggi dan juga mengganggu komponen yang diperlukan dalam pengeluaran. Bentuk papan semakan bahan yang secara berkala menyusun rekod inventori untuk menentukan item mana yang harus dijual atau dihapuskan.
Lakukan kiraan kitar . Minta kakitangan gudang melakukan sebilangan kecil inventori yang kerap dan kerap, serta menyiasat dan membetulkan kesilapan yang mereka dapati. Ini secara beransur-ansur meningkatkan ketepatan rekod inventori.
Selidiki rekod inventori baki negatif . Sekiranya rekod perakaunan menunjukkan bahawa terdapat inventori negatif, maka jelas terdapat kekurangan transaksi yang menyebabkan keseimbangan negatif. Ini adalah sasaran utama untuk penyelidikan terperinci.
Catat urus niaga sekerap . Jangan hanya membuang sampah dalam tong sampah ketika ia berlaku. Sekiranya anda melakukannya, sistem perakaunan masih menganggap item yang dibuang itu ada dalam stok, dan begitu juga akan menambah jumlah inventori. Sebaliknya, buat prosedur untuk mengesan sekerap secara berkala.
Sejumlah masalah masih mungkin timbul dengan ketepatan rekod inventori walaupun terdapat kawalan ini, jadi bersiaplah untuk menambahkan lebih banyak kawalan jika masalahnya berlanjutan.
