Konsep perakaunan tanpa kertas
Perakaunan tanpa kertas melibatkan pemprosesan transaksi yang sepenuhnya elektronik, tanpa kertas yang terlibat dalam proses perniagaan apa pun. Tujuannya adalah untuk menyelaraskan proses, mengurangi kadar kesalahan transaksi, dan menghilangkan penyimpanan dokumen. Walau bagaimanapun, ini lebih merupakan konsep daripada kenyataan di kebanyakan organisasi. Sebaliknya, syarikat cenderung bergerak ke arah umum operasi tanpa kertas dari masa ke masa dengan melaksanakan sejumlah penambahbaikan tanpa kertas pada sistem yang ada. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menyerahkan beberapa proses kepada pihak ketiga yang telah membuat penyelesaian tanpa kertas. Sebagai contoh:
Pelaporan perbelanjaan . Salah satu pilihan tanpa kertas yang lebih popular adalah meminta pekerja masuk ke laman web yang mengkhususkan diri dalam pembayaran balik perbelanjaan. Mereka memasukkan maklumat laporan perbelanjaan mereka jika diperlukan, meneruskan versi elektronik dari resit mereka jika diminta oleh sistem, dan dibayar oleh ACH. Tidak ada dokumen yang sampai ke syarikat.
Peti kunci . Pelanggan boleh menghantar pembayaran cek ke kotak kunci yang dikendalikan oleh bank syarikat. Bank mengimbas cek dan menghantar maklumat ini ke laman web yang selamat, yang diakses juruwang syarikat setiap hari untuk mengekstrak maklumat pembayaran.
Penggajian . Pekerja dapat memasukkan waktu bekerja melalui portal dalam talian, selepas itu pembekal memproses gaji dan mengeluarkan pembayaran ACH kepada pekerja.
Hutang . Kakitangan hutang boleh memasukkan hutang ke laman web yang dikawal bank, menentukan item mana yang harus dibayar, dan meminta bank mengeluarkan pembayaran ACH.
Ada kemungkinan untuk mempunyai perakaunan tanpa kertas dengan proses dalaman, walaupun ini biasanya hanya dapat dilakukan apabila ada sistem di seluruh perusahaan. Sekiranya demikian, transaksi boleh dilakukan di jabatan lain dan sistem secara automatik memberitahu staf perakaunan bahawa beberapa tindakan mesti diambil. Sebagai contoh, jabatan penghantaran menghantar barang, dan perisian memberitahu kerani penagihan untuk mengeluarkan invois; tidak ada notis penghantaran berasaskan kertas yang dihantar kepada kerani penagihan.
Anda juga mungkin terlibat dalam perakaunan tanpa kertas sampai batas tertentu dengan mengimbas dokumen ke dalam pangkalan data dalam talian, yang kemudian dihubungkan dengan transaksi tertentu dalam sistem perakaunan. Namun, ada banyak tenaga kerja yang terlibat dalam pengimbasan, dan dokumen asalnya masih dapat disimpan. Akibatnya, pendigitalan dokumen yang ada tidak benar-benar membahas konsep teras perakaunan tanpa kertas, yang tidak mempunyai dokumen awal.
