Prosedur pengiraan inventori
Dalam perniagaan yang tidak mempunyai rekod inventori yang tepat, perlu melakukan pengiraan inventori secara berkala (dikenali sebagai jumlah fizikal) secara berkala. Ini biasanya dilakukan pada akhir bulan, suku, atau tahun, bertepatan dengan akhir tempoh pelaporan. Seperti yang ditunjukkan oleh prosedur berikut, memerlukan banyak usaha untuk menyelesaikan jumlah inventori fizikal yang tepat, jadi syarikat cenderung menghadkan jumlah pengiraan yang diselesaikan setiap tahun. Langkah-langkah dalam prosesnya adalah seperti berikut:
Tag kiraan pesanan . Pesan sejumlah tag kiraan dua bahagian yang mencukupi untuk jumlah inventori yang diharapkan dapat dikira. Tag ini harus diberi nombor secara berurutan, sehingga dapat dilacak secara individu sebagai bagian dari proses penghitungan.
Pratonton inventori . Semak inventori beberapa hari lebih awal dari jumlah inventori yang dijadualkan. Sekiranya ada nombor bahagian yang hilang, atau jika barang kelihatan dalam keadaan yang sukar dikira (seperti tidak dikemas atau dikemas), beritahu kakitangan gudang untuk membuat pembetulan yang diperlukan.
Inventori pra-kiraan . Teliti inventori beberapa hari lebih awal dan hitung sebarang barang yang boleh diletakkan di dalam bekas tertutup rapat. Tutupnya di dalam bekas dan tandakan kuantiti pada pita kedap. Ini menjadikan tugas mengira jauh lebih mudah semasa kiraan sebenar. Sekiranya meterai rosak, pasukan pengira akan mengetahui bahawa mereka perlu mengira semula kandungan bekas.
Kemasukan data lengkap . Sekiranya terdapat baki transaksi kemasukan data yang harus diselesaikan, lakukan sebelum kiraan inventori fizikal bermula. Ini termasuk transaksi untuk pengeluaran dari gudang, pengembalian ke gudang, dan pemindahan antara lokasi tong di dalam gudang.
Beritahu lokasi penyimpanan di luar . Sekiranya syarikat mempunyai kemudahan penyimpanan di luar atau lokasi pihak ketiga yang menyimpan inventori syarikat semasa pengiriman, beritahu mereka bahawa mereka harus menghitung inventori mereka pada tarikh rasmi dan teruskan maklumat ini kepada pengurus gudang.
Membekukan aktiviti gudang . Hentikan semua penghantaran dari gudang, dan juga pisahkan semua barang yang baru diterima di mana barang tersebut tidak akan dihitung. Jika tidak, rekod inventori akan berada dalam keadaan berubah semasa jumlah inventori, dan tidak akan boleh dipercayai sepenuhnya.
Arahkan pasukan kiraan . Himpunkan pasukan dua orang untuk menghitung inventori, dan suruh mereka menjalankan tugas pengiraan. Tugas-tugas ini melibatkan membuat satu orang mengira inventori sementara orang lain mencatat maklumat pada tag hitungan. Satu salinan tag dilekatkan pada inventori, sementara pasukan menyimpan salinan yang lain.
Isu teg . Petugas inventori mengeluarkan blok tag kiraan kepada pasukan kiraan. Setiap pasukan bertanggungjawab untuk mengembalikan julat tag kiraan angka tertentu, sama ada tag itu digunakan atau tidak. Mengekalkan kawalan terhadap semua tag kiraan memastikan bahawa tag yang hilang akan disiasat dengan segera.
Tetapkan kawasan kiraan . Berikan sebilangan tong sampah kepada setiap pasukan kiraan. Perhatikan lokasi-lokasi ini dengan penyorot pada peta gudang. Kerani inventori harus menyimpan senarai induk kawasan gudang mana yang telah dikira, dan pasukan mana yang ditugaskan untuk setiap kawasan.
Kira inventori . Satu orang pada setiap pasukan mengira item tertentu dalam lokasi tong sampah, dan kemudian orang lain menandakan lokasi tong sampah, keterangan item, nombor bahagian, kuantiti, dan unit ukuran pada tag hitungan. Pasukan melekatkan salinan teg asal ke item inventori dan menyimpan salinannya.
Sahkan teg . Setelah menyelesaikan kawasan penghitungan, setiap pasukan kiraan kembali ke kerani inventori, yang mengesahkan bahawa semua tag dikembalikan. Sekiranya terdapat lebih banyak kawasan gudang yang akan dihitung, tetapkan kawasan baru kepada pasukan kiraan dan berikan blok penghitungan baru jika perlu.
Masukkan maklumat teg . Masukkan maklumat pada tag kiraan ke dalam borang kemasukan data dalam talian. Setelah kemasukan data selesai, cetak laporan yang menunjukkan semua nombor tag yang dimasukkan, diurutkan berdasarkan nombor tag, dan cari jurang nombor tersebut. Selidiki jurang penomboran yang dijumpai. Ini akan memastikan bahawa semua tag penghitungan yang dikeluarkan dimasukkan ke dalam fail.
Selidiki hasil yang tidak biasa . Susun semula laporan inventori dengan beberapa cara untuk mencari maklumat yang tidak biasa, dan selidiki entri tag yang berkaitan dengannya.
Mungkin berguna untuk menilai prosedur ini setelah setiap penghitungan, untuk melihat apakah prosedur tersebut harus diubah untuk mengimbangi setiap masalah penghitungan yang dialami.
