Bilakah perbelanjaan dilakukan?

Perbelanjaan berlaku semasa sumber habis digunakan. Anda boleh menggunakan sumber melalui peredaran masa atau menggunakan sumber secara fizikal. Contohnya, anda akan menanggung perbelanjaan:

• Untuk disewa melalui peredaran masa dalam tempoh sewa

• Untuk susut nilai melalui peredaran masa semasa hayat berguna aset tetap

• Untuk produk semasa ia dijual

Untuk perbelanjaan yang tidak material, seperti barang keperluan pejabat, perbelanjaan dianggap akan dikeluarkan sebaik sahaja barang-barang ini dibeli, kerana terlalu mahal untuk melacaknya dan merekodkan kapan barang-barang tersebut benar-benar habis di kemudian hari.

Anda tidak semestinya menanggung perbelanjaan semasa anda menanggung kewajipan. Sebagai contoh, apabila pemilik perniagaan menandatangani perjanjian sewa di mana syarikatnya berkomitmen untuk membayar sewa ruang pejabat untuk tiga tahun ke depan, perniagaan tersebut telah menanggung kewajiban untuk akhirnya menanggung perbelanjaan. Walau bagaimanapun, ia sebenarnya tidak menanggung perbelanjaan sehingga menyelesaikan setiap tempoh sewa (ketika "menghabiskan" sewa).

Adalah mungkin untuk menanggung perbelanjaan tanpa mempunyai invois pembekal atau pembayaran gaji yang sesuai untuk merakam peristiwa tersebut; ini timbul apabila invois pembekal belum tiba, atau pekerja belum dibayar. Dalam kes-kes ini, dan jika perniagaan menutup buku-bukunya pada akhir bulan, ia harus memperoleh perbelanjaan dengan catatan jurnal untuk mencatat perbelanjaan pada bulan di mana ia berlaku. Dari perspektif kecekapan, akruan perbelanjaan tidak digunakan jika perbelanjaan yang dikeluarkan terlalu kecil untuk menjadi penting bagi hasil yang dilaporkan dalam penyata pendapatan.

Akrual perbelanjaan juga tidak dapat dicatat jika syarikat menggunakan jarak dekat untuk menutup buku, di mana perbelanjaan kemungkinan akan terjadi pada periode pelaporan berikutnya.